Als Unternehmen schnell auf äußere Einflüsse zu reagieren, egal ob auf politische Vorgaben oder sich ändernde Märkte, ist nicht leicht. Firmen, die unter diesen Umständen erfolgreich sein wollen, müssen zu einem hohen Grad belastbar sein. Sie müssen auf sich neu darbietende Chancen direkt reagieren können und dabei die Möglichkeit haben, neue Produkte und Servicelösungen schnell zu entwickeln. Daher haben wir 7 Vorteile von ERP-Lösungen für kleine Unternehmen zusammengetragen.

Denn um effektiv auf die Veränderungen reagieren zu können, braucht es nicht nur eine sichere Führung, eine Strategie und die richtige Unternehmenskultur, sondern auch ein IT-System, dass eine solide Basis und Flexibilität schafft, die das Unternehmen braucht.

Durch das Zusammenspiel von Finanzen und Buchhaltung, Kundenservice, Beschaffung, Bestand, Lieferkettenmanagement, Warenmanagement und Auftragserfüllung in nur einer ERP-Plattform vereinigen sich die Hauptaufgaben des Unternehmens. Dies ermöglicht eine schnellere Abwicklung und bessere Kontrolle.

Enterprise Resource Planning (ERP):

1. Schafft Voraussetzungen für das Managen von remote- und externen Mitarbeitern

Durch die Corona-Pandemie hat sich die Arbeit viel schneller als angenommen in Richtung remote verlagert. Unternehmen mussten schnell Wege finden, um sich dem Shutdown und den Corona-Regeln anzupassen. Die Realität holte viele Firmen schnell ein, als Sie ihre Buchungen abschließen mussten, während das gesamte Buchhaltungsteam von zu Hause arbeitete. Eine simple Buchhaltungssoftware reichte da meist nicht mehr aus.

Durch ein Cloud-ERP-Produkt (zum Vergleich Cloud vs On-Premises) können Mitarbeiter die Daten überprüfen, bearbeiten und die Buchhaltung von egal welchem Strandort aus abschließen, ohne am gleichen Ort sein zu müssen. Durch Checklisten weiß der User genau, welche Schritte er ausführen muss, um seine Arbeit abzuschließen.

Konformität mit sich ändernden staatlichen Regularien ist ein Hauptproblemen bei großen sowie kleinen Unternehmen. Änderungen am HGB oder IFRS ( Link zu Wikipedia ) sind durch simple Arbeit an Excel-Dateien schwierig zu erfassen und umzusetzen. Die Datenintegrität und -sicherheit wird durch manuelle Anpassungen gefährdet. Moderne ERP-Lösungen können diesen Prozess automatisiert lösen.

Cloud-Systeme erhalten regelmäßige Updates und Funktionserweiterungen, die automatisch an den Benutzer weitergegeben werden. So werden Änderungen besser und schneller in der Software implementiert als bei dem langwierigen Update-Prozess von On-Premise-Systemen oder Basis-Buchhaltungssoftware.

Wenn Unternehmen wachsen, tendieren Sie dazu, zusätzliche Software auf Bedarf zu kaufen. Das endet in vielen Systemen für unterschiedliche Zwecke. Jedes ist dafür da, um genau die Anforderungen der jeweiligen Abteilung zu erfüllen. Wenn jedoch wichtige Information über Verkäufer, Kunden, Lager und Aufträge über verschiedenste Lösungen verteilt wird, ist das Zusammensammeln der Informationen für Entscheidungen und Analysen kompliziert und zeitaufwendig. Ebenso ist es fast unmöglich, ein komplettes Bild über das Geschäft zu erlangen.

Cloud-ERP-Lösungen unterstützen Sie mit genauen live Daten, damit Ihr Team effizienter zusammenarbeiten kann und nie den Überblick verliert.

Firmen, die unterschiedliche Systeme benutzen, können nicht schnell genug auf Änderungen von außen reagieren. Sie sind abhängig von IT- oder Finanzteams, um Reports und somit verlässliche Daten zu erzeugen. Diese sind meist, bis sie das Management erreichen, nicht mehr up to date.

Mit einem einheitlichen System sind Erkenntnisse aus Reports in Echtzeit abrufbar. Weiterhin bieten moderne ERP-Systeme rollenbasierte Dashboards, auf denen die jeweiligen Mitarbeiter Zugang zu den Daten haben, die sie für Ihren Job brauchen. Im Rahmen ihrer Rechte können Sie so Ihre Reports anpassen und detaillierter bearbeiten, ohne IT-Support zu benötigen. Das ermöglicht schnellere und bessere Entscheidungen.

Ohne vernünftiges Buchhaltungs- und Einkaufsmanagement können Unternehmen leicht Opfer von Betrug werden. Eine genaue Regulierung und Kontrolle von Mitarbeitern oder Kunden ist daher unablässig. Genauso wichtig ist es, korrekte Daten an staatliche Stellen oder Investoren weiterzugeben.

ERP hilft, diese Risiken zu minimieren, indem es eingebettete Genehmigungsworkflows für den Einkauf, aufgelistete Verbindlichkeiten und andere Prozesse bereitstellt. Funktionen im System und der Zugriff auf Daten ist durch Benutzerrollen strengstens geregelt.

Eine Messung der Profitabilität runtergebrochen auf das einzelne Produkt hilft Unternehmen, sich für die Zukunft auszurichten. Durch das regelmäßige Vergleichen von Kosten und Einnahmen pro Produkt kann das Portfolio ständig rentabler angepasst werden. Ohne integrierte Systeme fällt es Herstellern schwer einzuschätzen, wie viele Ressourcen für Produkt A im Vergleich zu Produkt B benötigt werden. Diese Lücken können die eigene Marge negativ beeinflussen.
Mit Cloud-ERP können Unternehmen zu jeder Zeit sehen, welche Produkte welche Margen erzeugen. Damit lassen sich Prognosen zur Entwicklung des Marktes und der Profitabilität ableiten.
Ähnlich verhält es sich mit den Kundenbeziehungen. Ohne ein einheitliches System mit Kunden- und Finanzdaten ist es schwer herauszufinden, welches die profitabelsten Kunden sind.
Um das zu messen, benötigt man Daten aus verschiedenen Bereichen z. B. durchschnittliches Auftragsvolumen, Rabatte und Serviceanforderungen, die nur ein einheitliches System anzeigen kann.
 
Viele auf Service basierte Unternehmen haben zudem Probleme, korrekt die Projektrentabilität zu beziffern.
Ein ERP-System mit Professional Service Automatisierung erlaubt es einer Firma, Mitarbeiter basierend auf deren Fähigkeiten zu Projekten zuzuordnen. Damit werden „Auszeiten“ von Mitarbeitern minimiert und Projekt Know-how maximiert.

Unternehmen, die von Tabellenkalkulation oder andere Basis-Buchhaltungssysteme abhängig sind, werden durch Wachstum und zunehmender Komplexität zu groß für ihre Lösungen. Bei der Eröffnung von neuen Standorten und/oder dem Nutzen von mehreren Währungen wird der Bedarf nach einer robusteren Geschäftslösung exponentiell wachsen. Zusätzlich wird bei der Ausweitung des Portfolios auf neue Services oder Produkte die Sichtbarkeit und Anpassungsfähigkeit eines ERP-Systems benötigt.

Unsere 7 Vorteile von ERP Systemen in kleinen Unternehmen sollen dabei helfen die Relevanz und den Mehrwert von ERP in egal welcher Unternehmensgröße zu verdeutlichen.